De fleste av oss, og særlig den yngre generasjonen, forstår effekten og fordelene med teknologi.

Hvorfor velger vi da å ignorere smartere arbeidsformer og fortsetter å jobbe på den gamle måten? Excel er det klare førstevalget innenfor GRC (Governance, Risk & Compliance) og måten regneark misbrukes på er fascinerende. Det formelig flyter over av regneark i alle organisasjoner.

Så hvorfor er det sånn?

  • Excel er tilgjengelig for hele organisasjonen
  • De fleste har en rimelig forståelse av hvordan man bruker Excel og det krever lite endringsledelse å innføre et system basert på Excel
  • Excel  «oppfattes” som gratis fordi det allerede er tilgjengelig som en del av MS Office
  • Excel er fleksibelt og enkelt å bruke, samtidig som det har relativt kraftig funksjonalitet
  • Excel gir oss muligheten til å jobbe slik vi ønsker, selv om informasjonen er ustrukturert

Hvilke svakheter har Excel?

  • Krevende å strukturere data (navnekonvensjoner, fritekst, manglende versjonshåndtering)
  • Begrenset mulighet for datavalidering (duplisering, ujevn datakvalitet, ufullstendige data, gyldighet)
  • Flere versjoner av sannheten, med liten eller ingen versjonskontroll
  • Informasjon er ikke automatisk lagret og konsolidert på et enkelt sted
  • Sikkerhet og tilgangskontroll er i mange tilfeller ikke-eksisterende
  • Excel er silobasert og støtter ikke avhengigheter på tvers av forretningsenheter, brukere mv.
  • Det er ikke mulig å utføre aggregert rapportering uten vesentlig manuelt arbeid
  • Det er ikke mulig å generere trend rapportering uten vesentlig manuelt arbeid
  • Excel er et statisk system og kan ikke sende ut automatiserte e-postvarsler, påminnelser, eskaleringer etc.
  • Komplekse regneark går ofte tapt når eieren forlater prosjektet

Forskning utført av Blue Hill Research ved syv organisasjoner i finans-, telecom-, industri- og akademisk sektor, viste at bruk av regneark påførte en rekke ekstrakostnader, inkludert ineffektiv compliance- og risikohåndtering, ineffektiv drift og økt risikoeksponering.

ucms1

Det å bruke regneark i forbindelse med GRC arbeid er en selvmotsigelse. Mengden av feilkilder og manglende automasjon gjør at organisasjoner må tenke nytt i forhold til arbeidsmetodikk og systemstøtte.

Om Rune Hagbartsen

Rune er direktør i divisjon privat og medlem av Computas ledergruppe. Han har mer enn tyve års bransjeerfaring med spesialisert kompetanse innen salgsledelse, direktesalg og forhandlinger. Rune har bred erfaring knyttet til entreprenørskap, løsningssalg og ledelse. Han har alltid hatt fokus på langsiktig samarbeid med kunder og kollegaer.

Tagget med

2 thoughts on “Bruker du fremdeles Excel til compliance, risk management og revisjoner?

  1. Antar en vel så viktig årsak til at det forblir slik, er at å ta i bruk Excel forutsetter ikke et større utviklingsprosjekt eller investeringsbeslutning som må begrunnes, planlegges, forankres, iverksettes, utvikles og implementeres, rulles ut og tas i bruk. Ved å bruke Excel som verktøy i de oppgavene som skal utføres – gjerne ved gjenbruk av noen lignende regneark man har fra før eller har fått fra andre – dekker man antakelig ofte behovene som finnes for person, gruppe/seksjon og oftest også på avdelings- og virksomhetsnivå. Et mer langsiktig og strategisk valg krever en helt annen type begrunnelse og business case, og forutsetter en helt annen type modenhet, involvering, forankring og støtte fra ledelsen. Eller?

    1. Takk for kommentaren. Helt enig i det du skriver. Excel er lett å lære og enkelt å ta i bruk. Det er lett å kopiere og distribuere informasjon rundt i organisasjonen. Og i mange sammenhenger er Excel et helt uovertruffent og optimalt verktøy. I andre sammenhenger så er Excel helt feil å bruke, på tross av at det er billig og raskt å rulle ut i organisasjonen. De sammenhengene er når verktøy og metodikk i seg selv skaper ineffektiv drift og økt risikoeksponering. GRC er ikke noe man kan unnlate å investere i fordi man ikke ser et godt business case. Den senere tiden har vi sett eksempler på bedriftsledelse som har tatt lett på forankringsdelen du nevner. Konsekvensen har for noen blitt fengsel, mens andre har sluppet billigere unna med seriøs svikt i omdømme.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *